Thực hiện Chương trình 5S tại Cơ quan Điều hành PV GAS

Nhận thức được những lợi ích của chương trình 5S mang lại, Cơ quan Điều hành Tổng Công ty Khí Việt Nam (CQĐH TCT) đã bắt đầu áp dụng và xây dựng 5S từ tháng 6/2020. Chỉ trong một thời gian ngắn, chương trình đã nhanh chóng tạo hiệu quả thực tế, giúp cải thiện môi trường làm việc, hỗ trợ tích cực cho người lao động và đề cao Văn hóa doanh nghiệp.

Thay đổi để tốt hơn

Là một trong những phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc xuất phát từ Nhật Bản, chương trình 5S với các bước Seiri (Sàng lọc:S1) – Seiton (Sắp xếp:S2) – Seiso (Sạch sẽ:S3) – Seiketsu (Săn sóc:S4) – Shitsuke (Sẵn sàng:S5) được áp dụng rộng rãi tại nhiều tổ chức, doanh nghiệp trên thế giới, trở thành một công cụ hữu hiệu giúp cho môi trường làm việc được cải tiến, trở nên sạch, đẹp, chuyên nghiệp, an toàn và góp phần tăng năng suất lao động nhờ tiết kiệm thời gian, không gian, hợp lý hóa sản xuất. 

Tại Tổng Công ty Khí Việt Nam (PV GAS), chương trình 5S đã sớm được triển khai và áp dụng rộng rãi tại nhiều đơn vị thành viên, trực thuộc như: KVT, KĐN, KCM, NCSP, PV GAS D,… thu được những kết quả cụ thể, hết sức tích cực. Nhận thức được lợi ích mang lại từ chương trình này, CQĐH TCT đã quyết tâm xây dựng thành công 5S với phương châm: 5S không chỉ đơn thuần là công cụ để tạo dựng môi trường làm việc ngăn nắp, hiệu quả, mà còn góp phần vào việc phát triển con người, giúp mỗi CBCNV từng bước nâng cao tinh thần tự giác, trách nhiệm, tinh thần tập thể; thúc đẩy sự hòa đồng, hỗ trợ lẫn nhau, để mọi người có trách nhiệm hơn với công việc.

Văn phòng CQĐH TCT có đặc thù là môi trường làm việc khép kín, diện tích sử dụng không lớn, khối lượng công việc và tài liệu khá nhiều. Bên cạnh đó, việc thay đổi thói quen bố trí nơi làm việc, khi không có nhiều thời gian để dọn dẹp kỹ, là cả một quá trình dài và nhiều thách thức, đòi hỏi sự nỗ lực của mỗi cá nhân trong tập thể. CQĐH TCT xác định việc áp dụng 5S không chỉ là khuyến khích mà chính là một yêu cầu đối với từng CBCNV để từng bước hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp PV GAS. Phương châm “Đoàn kết - Đổi mới - Chuyên nghiệp - Hành động” của TCT được nhấn mạnh  xuyên suốt quá trình xây dựng 5S của CQĐH TCT. 

Ban 5S được thành lập và được đào tạo về phương pháp triển khai, đặt mục tiêu và lập kế hoạch cụ thể, cùng hệ thống tài liệu, chính sách 5S, quy định thực hành tốt 5S được xây dựng và ban hành. 16 CBNV từ các ban được đào tạo trở thành đánh giá viên nội bộ 5S. 100% CBNV CQĐH TCT được đào tạo để nâng cao nhận thức cũng như hiểu cách vận dụng 5S vào thực tế khu vực làm việc cá nhân. Tất cả được chuẩn bị chu đáo và bài bản. Dưới sự cam kết, chỉ đạo sâu sắc của Lãnh đạo TCT, sự đồng lòng của tập thể người lao động CQĐH TCT, 5S và Kaizen (sự cải tiến) được nhanh chóng triển khai, cụ thể hóa bằng hành động trong các hoạt động hàng ngày của mỗi CBCNV ở từng ban, bộ phận.

Nỗ lực hành động và thành quả đến sớm

Các Ban trong CQĐH TCT đều thể hiện quyết tâm cao trong thực hiện 5S. Quyết tâm nỗ lực cao, chạy đua về thời gian, tinh thần sẵn sàng cống hiến công sức được lan truyền và tạo thành sức mạnh tập thể. Trong thời gian ngắn kỷ lục, toàn bộ CQĐH vừa hoàn thành chương trình 5S đúng tiến độ vừa đảm bảo công việc của Ban, trong điều kiện không thuận lợi khi đang hợp lực xử lý những thách thức của tác động kép từ đại dịch Covid-19 và giá dầu biến động xấu. Từng người lao động nâng cao ý thức dọn dẹp, sắp xếp lại nơi làm việc của riêng mình và cùng thực hiện chương trình 5S ở các Ban, bộ phận. Đặc biệt cả những khoảng sinh hoạt chung, công trình phụ trợ, cảnh quan xung quanh cũng đều được lưu tâm, chung sức biến cải. Các vật dụng không cần thiết, cũ, hư hỏng, lỗi thời được loại bỏ và di dời khỏi khu vực làm việc, tạo không gian, mặt bằng thông thoáng hơn. Kho tài liệu, hồ sơ, văn phòng phẩm được sắp xếp gọn gàng, khoa học, dễ kiểm soát và sử dụng thuận tiện hơn. Khu vực bàn làm việc được bố trí, sắp xếp khoa học, an toàn, gọn gàng và thuận tiện cho công việc;… Song hành cùng các công tác 5S còn tăng cường phong trào thực hành tiết kiệm, phong trào xanh – sạch – đẹp công sở, phong trào thi đua vui tươi và hiệu quả giữa các ban.

Từng bước, Hệ thống 5S CQĐH TCT đã được xây dựng, thực hiện, đáp ứng các tiêu chí Thực hành tốt 5S. Chỉ trong một thời gian ngắn, cùng với sự đào tạo, lập kế hoạch và triển khai nghiêm túc, tích cực, đến nay 100% khu vực văn phòng làm việc tại CQĐH TCT đã được thực hiện 5S (bao gồm kho tài liệu/hồ sơ các Ban, các khu vực làm việc). Khu vực bếp và nhà ăn, Phòng y tế, Trung tâm điều độ khí, phòng Server cũng được triển khai 5S. Cơ sở hạ tầng được đầu tư mới, môi trường làm việc xanh-sạch-đẹp, thuận tiện hơn. Cán bộ nhân viên của CQĐH TCT thấu hiểu hơn về 5S; có thái độ tích cực, cởi mở với sự thay đổi và nhận thức được vai trò và trách nhiệm của mình trong thực hành 5S, nhằm duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và sắp xếp khoa học, cũng như góp phần xây dựng VHDN. Qua đó, chương trình 5S đã bước đầu hỗ trợ tích cực các nguồn lực, giúp tăng năng suất, chất lượng lao động trong toàn Cơ quan; góp phần tạo môi trường làm việc vui vẻ, thân thiện, cởi mở, hợp tác hơn.

Quá trình thực hiện gắn liền với đánh giá, rút kinh nghiệm thông qua đánh giá nội bộ, tiến tới đánh giá cấp chứng nhận Thực hành tốt 5S bởi tổ chức đánh giá bên ngoài. Qua đó từng bước khắc phục những điều còn thiếu sót, phát huy tinh thần học hỏi và cải tiến để chương trình 5S được triển khai toàn diện và hiệu quả, thực sự đi vào thực tiễn. Tháng 10/2020, CQĐH TCT đã được Viện năng suất Việt Nam cấp chứng nhận thực hành tốt 5S, với lời nhận xét khen ngợi về nhiều phương diện, đạt điểm số cao nhất trong các đơn vị PV GAS đã được cấp chứng nhận, cũng như đạt thứ hạng cao so với các doanh nghiệp khác. Đây là sự ghi nhận cho sự nỗ lực thay đổi thói quen của cả tập thể trong một khoảng thời gian tương đối ngắn.

Sau một thời gian triển khai, chương trình thực hành tốt 5S tại CQĐH TCT đã thu được những kết quả quan trọng bước đầu. Tuy nhiên việc duy trì bền vững và cải tiến không ngừng để 5S đồng hành và phát triển trong cuộc sống lao động vẫn đang đặt ra nhiều thách thức phía trước. Trong thời gian tới, để tiếp tục phát huy hiệu quả của chương trình 5S mang lại, CQĐH TCT sẽ tiếp tục duy trì, cải tiến chương trình 5S: Tăng cường truyền thông, lồng ghép tuyên truyền về 5S trong các cuộc họp lãnh đạo, giao ban về xây dựng văn hoá doanh nghiệp; Duy trì đánh giá nội bộ theo Quy trình đánh giá nội bộ đã ban hành; Ban hành mới hoặc lồng ghép kết quả thực hiện 5S vào chính sách thi đua khen thưởng hiện hành; Trong quá trình đó, CQĐH TCT cũng khuyến khích các Ban, bộ phận đặt mục tiêu cải tiến và cùng nhau thực hiện, đánh giá định kỳ; đào tạo và thiết lập mục tiêu Kaizen hướng tới xây dựng văn hoá doanh nghiệp (quản lý trực quan, tiêu chuẩn hoá, văn hoá đúng giờ, thân thiện, chuyên nghiệp…), nhằm việc tạo nên một môi trường lao động hiệu quả, mang lại những động lực tích cực cho CBCNV, từ đó lan tỏa văn hóa doanh nghiệp PV GAS với 5 giá trị cốt lõi “Đoàn kết – Chuyên nghiệp – Hiệu quả – An toàn – Đổi mới”.