Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes
Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền chưa? Bạn chưa biết là nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính tả và kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word.
Tính năng này chỉ có hiệu quả đối với các văn bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là một điều vô cùng phiền phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trước Check spelling as you type và Check grammar as you type, sau đó là Ok là xong.
Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả trong các phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng thấy khó chịu về các tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục hiện ra. Nếu bạn không ưa Smart Tags hãy vào Tools | AutoCorrect Options và chuyển sang mục Smart Tags trong cửa sổ AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong những loại Smart Tag bạn không muốn hiện ra.
Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi bạn để người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được Track changes ghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là xong. (Tổng hợp)
Status Bar có gì cho bạn?
Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá nhiều điều thú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có Status bar thì bạn hãy vào Tools | Options chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý đến phần Show và đánh dấu kiểm vào Status bar là xong.
Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của bạn, thứ tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắp đúp chuột lên Số thứ tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go to. Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR.
Nhắp đúp chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuột lên REC bạn sẽ bật tính năng ghi macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK sẽ giúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXT cho phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào sẽ thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh. (Tổng hợp)
Tuỳ biến AutoText
Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn những cụm từ kiểu như "Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là tính năng AutoText của Word. Bạn hoàn toàn có thể tự mình tuỳ biến danh sách các từ MS Word tự động thay thế giúp bạn.
Bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoText. Trong cửa sổ AutoText bạn hãy gõ cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter autotext entries here rồi nhắp chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext nào bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuột vào Delete. (Tổng hợp)
Định dạng dữ liệu tốt hơn trong Excel
Một trong những việc mà người mới dùng Excel ngại nhất là định dạng dữ liệu, thường người dùng phải dò đến từng ô để đặt lại định dạng sai. Dưới đây là một vài mẹo nhỏ giúp bạn "thuần phục" Excel, buộc nó phải định dạng dữ liệu đúng như ý bạn ngay từ lúc nhập liệu.
• Để nhập một giá trị với định dạng tiền tệ (currency), hãy gõ một dấu đô la ($) phía trước giá trị cần nhập.
• Để nhập một giá trị với định dạng phân số (fraction), hãy gõ một số 0 và một dấu cách phía trước phân số đó. Ví dụ: nhập "0 1/2" thay vì "1/2", Excel sẽ hiểu cần phải hiển thị giá trị theo định dạng phân số thay vì định dạng ngày tháng "01-Feb".
• Để nhập một giá trị với định dạng phần trăm (percentage), hãy gõ dấu % phía sau giá trị của bạn (ví dụ như 70%).
• Để nhập một chuỗi số với định dạng văn bản (Text), hãy gõ một dấu ' ở phía trước chuỗi số đó. Mẹo này đặc biệt hữu ích vì Excel luôn "thông minh thái quá" khi hiểu các chuỗi toàn chữ số là kiểu số và tự động định dạng chúng theo kiểu số. Những chuỗi số có số 0 ở đầu sẽ bị cắt hết những số 0 cần thiết. Nếu bạn nhập mã 08053, Excel sẽ định dạng theo kiểu số và chỉ hiển thị 8053. Để buộc Excel định dạng chuỗi đó theo kiểu text, bạn hãy gõ '08053. (Với những chuỗi số quá dài, Excel chuyển sang hiển thị dạng mũ còn khó coi hơn, ví dụ chuỗi 123456789012 sẽ được chuyển thành 1,23457E+11).
Biện pháp "chữa cháy"
Với những ô Excel đã định dạng theo kiểu số, dù bạn có định dạng lại theo kiểu text thì cách hiển thị của chúng vẫn không thay đổi. Để tránh phải gõ lại từ đầu, hãy làm như sau (lưu ý là cách làm này chỉ giúp bạn phá vỡ định dạng mũ "ngứa mắt" chứ không cứu lại được những số 0 ở phần đầu đã bị Excel cắt):
- Chọn (bôi đen) ô cần chuyển sang định dạng kiểu text; chọn thực đơn Format/Cells, chuyển sang thẻ Number.
- Chọn Text trong danh mục Category rồi nhấn nút OK.
- Nhấn vào ô cần chuyển định dạng, nhấn F2 rồi nhấn ENTER. (Tổng hợp)
Tạo macro sửa lỗi thừa khoảng trắng trong Word
Đầu tiên, bạn cần nắm qua quy tắc gõ dấu trong văn bản: các dấu chấm (.) hay dấu phẩy (,) phải luôn luôn nằm liền sau ký tự (không có khoảng trắng phía trước) và tiếp theo là một khoảng trắng rồi mới tới ký tự kế tiếp.
Nếu bạn không muốn tìm và xóa các khoảng trắng thừa một cách thủ công, vừa tốn thời gian, đôi khi lại còn thiếu sót... bạn có thể tạo một macro để Word tự động thực hiện công việc giúp bạn.
- Bước 1: Khởi động Word, vào menu Tools\ Macro\ Record New Macro. Lúc này hộp thoại Record Macro hiện ra, bạn gõ tudongkiemtra vào ô Macro name, các tuỳ chọn khác để mặc định. Sau đó nhấp
- Bước 2: Trên màn hình Word xuất hiện thêm thanh công cụ Stop Recording
phục vụ cho việc thu Macro. Con trỏ chuột của bạn sẽ kèm theo một cuộn băng. Bạn nhấp chuột vào menu Edit\ Replace. Trong hộp thoại Find and Replace bạn gõ các ký tự tìm kiếm vào ô Find what và ký tự thay thế vào ô Replace with. Ví dụ ở đây tôi gõ vào ô Find what là khoảng trắng và dấu chấm ( .), Replace with là dấu chấm (.).
Sau đó nhấp Replace All để tìm và thay thế trong toàn bộ văn bản. Thực hiện tương tự cho các dấu còn lại như dấu khoảng trắng và dấu phẩy ( ,) sẽ thay bằng dấu phẩy (,), dấu khoảng trắng và dấu chấm than ( !) sẽ thay bằng dấu chấm than (!)...
- Bước 3: Nhấp Stop Recording trên thanh công cụ.
- Bước 4: Vào menu Tools\ Customize. Hộp thoại Customize xuất hiện, bạn nhấp tiếp vào Keyboard. Trong khung Categories bạn chọn Macros, ở khung Macros bên cạnh bạn chọn mục tudongkiemtra. Ở mục Press new shortcut key, bạn gõ phím nóng dễ nhớ vào ô này, ví dụ như Ctrl+Alt+B. Sau đó bạn nhấp Assign.
Từ nay trở về sau mỗi khi cần xóa đi các khoảng trống thừa trong văn bản, bạn chỉ cần gõ phím nóng Ctrl+Alt+B. (Tổng hợp)