KVT đạt hiệu quả thực tiễn bất ngờ từ 5S
Sau một thời gian ngắn triển khai, chương trình 5S tại Công ty Khí Vũng Tàu (KVT) đã cho thấy hiệu quả bất ngờ với một môi trường làm việc được cải thiện rõ rệt, tạo sự an toàn, thuận tiện và hiệu quả hơn trong công việc của người lao động.
Nhận thức được chương trình 5S là một phương pháp cải tiến đơn giản, dễ hiểu đối với mọi người, dễ thực hiện và ít tốn kém chi phí và chi phí nhưng thu được hiệu quả rất lớn nên ngay từ đầu năm 2016, KVT đã triển khai áp dụng chương trình 5S tại Trụ sở văn phòng công ty và các cơ sở sản xuất như Nhà máy xử lý khí Dinh Cố, Kho Cảng PV GAS Vũng Tàu. Chương trình được sự ủng hộ và tham gia của tất cả CBCNV từ cấp lãnh đạo đến người lao động với mục tiêu tạo môi trường làm việc lành mạnh, sạch đẹp, gọn gàng, tiện lợi hơn. Qua đó, giúp người lao động cảm thấy thoải mái, vui vẻ, tăng năng suất lao động; xây dựng hình ảnh công ty đẹp hơn trong mắt khách hàng cũng như tạo điều kiện cho việc áp dụng thành công các hệ thống quản lý chất lượng như: Lean, ISO 9000, 14000….
Điểm đặc biệt mà KVT áp dụng là Chương trình thực hiện 5S ở đơn vị theo phương thức: Tự lên kế hoạch – tự thực hiện – tự kiểm tra – tự duy trì. Cách làm này giúp đơn vị tiết kiệm một lượng tiền không nhỏ thuê tư vấn, giám sát; tính sáng tạo và những nét riêng cho từng phòng, cơ sở cũng được khuyến khích hơn. Tuy nhiên, “5S tự biên tự diễn” lại đòi hỏi sự thống nhất hành động từ lãnh đạo đến nhân viên, với tinh thần quyết tâm và nhấn mạnh tính đồng đội. Và KVT đã làm được điều này, tạo nên những kết quả nổi trội chỉ trong thời gian ngắn!
Để bắt đầu triển khai thực hiện chương trình 5S, KVT đã tổ chức các lớp đào tạo nhận thức và diễn giải các yêu cầu của 5S cho tất cả CBCNV của công ty. Sau khi tham gia khóa đào tạo, CBCNV được cung cấp những kiến thức, nguyên tắc cơ bản nhất cũng như những yêu cầu để triển khai áp dụng chương trình đạt kết quả tại từng bộ phận nói chung và toàn công ty nói riêng.
Bên cạnh các khóa đào tạo căn bản, để học tập kinh nghiệm trong việc triển khai thực hiện chương trình 5S, Ban lãnh đạo công ty đã tạo điều kiện để CBCNV được đi tham quan, học hỏi trực tiếp tại các đơn vị đã triển khai hiệu quả chương trình này như: Công ty Khí Cà Mau, Công ty Cổ phần Phân bón Dầu khí Cà Mau và Công ty Cổ phần Phân phối khí Thấp áp Việt Nam.
Qua các đợt tham quan, học hỏi, tập thể CBCNV KVT đã nhận thức được rõ hơn yêu cầu để triển khai áp dụng chương trình 5S cũng như kinh nghiệm xử lý những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai của các đơn vị bạn. Những hình ảnh đẹp, sạch sẽ, gọn gàng và trực quan sinh động tại nơi làm việc của các đơn vị bạn đã trở thành nguồn động lực thôi thúc CBCNV công ty thực hiện quyết liệt chương trình 5S.
Từ những bước chuẩn bị trên, KVT quyết định thành lập Ban 5S để xây dựng chương trình triển khai 5S, cơ cấu tổ chức và quy định cụ thể trách nhiệm của các thành viên. Ban 5S của KVT được thành lập gồm: Ban chỉ đạo 5S và các nhóm 5S. Trong đó, Ban chỉ đạo 5S gồm Ban Lãnh đạo công ty (do Giám đốc Công ty là Trưởng Ban) và đại diện Phòng Tổ chức – Hành chính (TCHC), Phòng An toàn – Môi trường (ATMT). Phòng ATMT được giao nhiệm vụ chủ trì phụ trách chung chương trình 5S cho toàn công ty và mỗi Bộ phận thuộc công ty là một Nhóm 5S do Trưởng Bộ phận là Trưởng nhóm phụ trách. Sau khi Ban 5S được thành lập vào tháng 3/2016, KVT đã tổ chức buổi lễ phát động chương trình 5S để truyền thông tới tất cả các bộ phận và toàn thể CBCNV. Tại đây các Trưởng bộ phận đã ký bản cam kết thực hiện và triển khai theo kế hoạch hành động đã ban hành.
Kế hoạch thực hiện chương trình 5S tại KVT được chia thành 2 giai đoạn. Giai đoạn 1 từ 1/3 đến 30/6/2016. Trong giai đoạn này, KVT tập trung triển khai và thực hiện 3S cơ bản (sàn lọc, sắp xếp, sạch sẽ) trong toàn công ty. Sau đó có đánh giá, cải tiến công việc đồng thời tiến hành triển khai giai đoạn 2 từ 1/7 đến 31/12/2016 để tiếp tục hoàn thiện cả 5 mục tiêu của 5S. Khu vực triển khai 5S cũng được mở rộng từ khu vực văn phòng, sản xuất, kho đến hội trường, phòng họp, căn tin, nhà vệ sinh, phòng nghỉ của bảo vệ, lái xe…
Cùng với sự chỉ đạo sát sao của Ban 5S và sự nỗ lực, quyết tâm của CBCNV tại các bộ phận, đến nay, KVT đã triển khai thành công chương trình 5S với những kết quả khả quan từ 3 đợt đánh giá nghiêm ngặt. Sau các đợt đánh giá đều ghi nhận những chuyển biến, thay đổi tích cực tại các bộ phận chỉ trong một thời gian ngắn như: khu vực làm việc cá nhân đã gọn gàng hơn, hồ sơ, tài liệu đã được sàng lọc, sắp xếp hợp lý hơn, duy trì trạng thái sẵn sàng khi dùng đến; phòng làm việc được trang trí hình ảnh, cây xanh… nên tạo cảm giác thoải mái, vui vẻ cho CBCNV; khu vực sản xuất được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ giúp nâng cao chất lượng hoạt động. Bên cạnh đó, hiệu quả lớn hơn đạt được là giúp nâng cao ý thức tự giác, tinh thần trách nhiệm của người lao động. Đến với KVT ngày hôm nay, từ văn phòng đến Nhà máy hay Kho cảng, bạn đều có thể cảm nhận những không gian làm việc đẹp đẽ, gọn gàng và tạo hiệu quả tinh thần tươi đẹp cho người làm việc. Rất nhiều cây xanh, hoa tươi nở làm mềm mại hiền hòa cho công trình khí. Con người lao động cũng trở nên gọn gàng, đẹp đẽ với nụ cười trên môi và tác phong nhanh nhẹn, sẵn sàng trong vị trí. 5S của KVT không chỉ thể hiện trong giờ làm việc, tại các cơ sở của KVT, mà ngay cả trong các hoạt động ngoại khóa, chương trình an sinh xã hội, các buổi vui chơi tập thể, các CBCNV KVT vẫn giữ gìn và tuân thủ những yêu cầu của 5S về tác phong, tinh thần và sự đồng lòng, đúng theo khẩu hiệu đề ra: “KVT – Kết nối – Văn minh – Trách nhiệm”!
KVT trở thành một trong những đơn vị được PV GAS khen thưởng về Văn hóa Doanh nghiệp nhân kỷ niệm Ngày thành lập PV GAS. Các bộ phận thực hiện tốt 5S cũng đã được khen thưởng kịp thời nhằm động viên, khích lệ để tích cực duy trì, cải tiến hơn nữa chương trình.
Bên cạnh những kết quả đạt được, Ban 5S KVT cũng nhận thấy vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục như: nhiều vật dụng, thiết bị dư thừa, chưa được sàng lọc hết; nhiều hộp, tủ đựng hồ sơ, tài liệu, chưa có danh mục hoặc có danh mục nhưng đựng, chứa các hồ sơ, tài liệu với nội dung, thứ tự không đúng với danh mục; Hệ thống đường dây điện, điện thoại chưa được sắp xếp, cuộn, buộc lại gọn gàng;…
Trong thời gian tới, để tiếp tục hoàn thiện và phát triển chương trình 5S tại công ty, KVT đề ra các giải pháp ở tất cả các cấp như: Lãnh đạo các bộ phận phải quyết liệt hơn nữa trong việc thực hiện chương trình 5S; Các bộ phận hướng dẫn, kiểm tra việc sàng lọc, sắp xếp hồ sơ của cá nhân của CBCNV phải đảm bảo khi người thay thế hoặc tiếp nhận công việc có thể truy cập, tìm, cất hồ sơ trong khoảng thời gian cho phép; Trưởng/Phó các bộ phận chủ động và tăng cường trong việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện chương trình 5S của bộ phận mình; Thực hiện kiểm tra, đánh giá đột xuất chương trình 5S: 1 lần/tháng/bộ phận; Thuê đơn vị đánh giá độc lập chương trình 5S ít nhất 1 lần/năm…
Có thể thấy chương trình 5S tại KVT đã được triển khai tích cực và bước đầu gặt hái những thành công đáng kể, làm thay đổi bộ mặt của công ty cũng ý thức của người lao động, tạo nên nét đẹp văn hóa công sở riêng biệt và hiệu quả. Trong thời gian tới KVT tiếp tục duy trì, cải tiến chương trình 5S như một hình thức quản trị mới, từng bước đưa 5S thấm nhuần vào nhận thức trong mỗi người lao động của công ty.
