Công ty Vận chuyển Khí Đông Nam Bộ áp dụng thành công chương trình 5S
Là thành viên trực thuộc Tổng Công ty khí Việt Nam (PV GAS), Công ty Vận chuyển khí Đông Nam Bộ (KĐN) hưởng ứng tích cực sự chỉ đạo của TCT về việc chủ động áp dụng các công cụ cải tiến hệ thống quản lý để nâng cao hiệu quả lao động sản xuất, nổi bật là chương trình “Áp dụng thực hành tốt 5S” mà đơn vị đã và đang triển khai thực hiện.
Với hơn 20 năm tuổi đời xây dựng và phát triển, KĐN là một trong những đơn vị tích cực áp dụng hệ thống quản lý An toàn – Chất lượng – Môi trường (AT-CL-MT) đạt kết quả hàng đầu của PV GAS, nhận được các đánh giá cao và chứng nhận cấp quốc tế. Đặc biệt, Công ty KĐN luôn được PV GAS đánh giá là một trong những đơn vị có những bước phát triển đáng ghi nhận, với tinh thần cải tiến và năng động. Tuy nhiên, trong quá trình điều hành, KĐN tự nhận thấy môi trường làm việc của Công ty chưa thật gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ, chuyên nghiệp. Hệ thống quản lý còn rườm rà, đang là áp lực nặng nề, không chỉ cho người lao động mà cho cả cán bộ quản lý, cán bộ lãnh đạo. KĐN đã xác định chắc chắn: Một sự thay đổi là hết sức cần thiết, đặc biệt trong bối cảnh hội nhập, doanh nghiệp phải đối diện với những thách thức không thể bỏ qua. Vì vậy, Công ty đã quyết định thực hiện chiến lược 5S, và trở thành một trong những đơn vị mở đầu của phong trào này tại PV GAS. Nếu 5S cho phép những cách thức thực hiện, áp dụng uyển chuyển, thì với KĐN, 5S không đơn thuần chỉ là là công cụ tạo dựng môi trường làm việc ngăn nắp, thuận tiện, mà còn tập trung vào phát triển con người, giúp nâng cao tinh thần tự giác, trách nhiệm, tinh thần tập thể; khuyến khích sự hòa đồng, hỗ trợ lẫn nhau, để mọi người có trách nhiệm hơn với công việc.
Xuất phát từ nhận thức cần phải có sự hướng dẫn, định hướng chuyên nghiệp, lãnh đạo Công ty đã chủ động liên hệ và nhận được sự trợ giúp từ các chuyên gia tư vấn của Viện Năng suất Việt Nam-Chi nhánh TPHCM (đơn vị thuộc Tổng cục Đo lường Chất lượng, Bộ Khoa học & Công nghệ), chính thức đưa chương trình vào kế hoạch thực hiện trong 6 tháng cuối năm 2017. “Bấm máy” từ ngày 5/6/2016, Công ty KĐN đồng loạt triển khai thực hiện 5 khóa đào tạo từ cơ bản đến nâng cao cho 212 CBCNV của 8 phòng, ban và trạm khí trực thuộc, bao gồm các phòng Tổ chức - Hành chính, Tài chính Kế toán, Kế hoạch Đầu tư, Kỹ thuật Sản xuất, An toàn - Môi trường, Thương mại Hợp đồng; Phân xưởng vận hành, Bộ phận vận hành khí Hàm Rồng-Thái Bình; các Trung tâm Phân phối Khí (TTPPK) Nhơn Trạch, Bà Rịa, Phú Mỹ. Công tác tập huấn, đào tạo tập trung chủ yếu vào việc giúp CBCNV hiểu rõ về khái niệm và giá trị của 5S (Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch sẽ - Săn sóc - Sẵn sàng), lợi ích khi áp dụng 5S đối với tổ chức và cá nhân trong doanh nghiệp. Ngay sau Buổi Lễ ra quân cho toàn thể KĐN, 5S được triển khai đồng bộ gắn liền với quá trình tiếp tục học tập, nhận thức. CBCNV của Công ty được tìm hiểu, thực hành và ứng dụng các kỹ thuật triển khai 5S, từ đó hình thành được kỹ năng cải tiến trong công việc thường nhật. Đây là mục tiêu cuối cùng mà 5S hướng tới, góp phần tạo nên ý thức cho người lao động thực hành tự giác trong công việc cũng như trong cuộc sống hàng ngày.
Phong trào thực hiện 5S của KĐN vươn tới hệ thống quản lý bớt sự áp đặt, chỉ huy; tăng dần tính tự giác, phát huy vai trò của mỗi cá nhân; tạo dựng môi trường làm việc hiệu quả với sự cởi mở, lòng tin và thân thiện. Việc áp dụng 5S của KĐN không phải là một “áp chế” nặng nề. Lãnh đạo KĐN kêu gọi anh chị em CBCNV cùng chung tay thực hiện thành công 5S với tinh thần thoải mái, vui vẻ, coi đây là một lần chung sức tạo dựng lại môi trường làm việc. Ban lãnh đạo Công ty luôn đồng hành sát cánh cùng toàn thể CBCNV, xây dựng một nét văn hóa năng động và kỷ luật ngay trong lòng cuộc triển khai 5S. Các phòng, phân xưởng, các trạm, TTPPK đã lập tức bắt tay vào dọn dẹp sàng lọc, sắp xếp lại nơi làm việc, khuôn viên xung quanh, thậm chí cả phần lưu trữ trên máy vi tinh cá nhân, tủ tài liệu…Các đơn vị tổ chức kiểm tra chéo và lập biên bản đánh giá, kiểm tra. Riêng ở các trạm, TTPPK, Ban chỉ đạo đã cử đoàn kiểm tra đánh giá ban đầu, hướng dẫn chi tiết và cụ thể những vấn đề phát sinh ngay sau khi triển khai chương trình.
Sau hơn 4 tháng thực hiện, điều khiến lãnh đạo Công ty KĐN tâm đắc nhất chính là hầu hết CBCNV tiếp nhận chương trình 5S với thái độ tích cực, cầu thị, rất nhanh xóa đi sự bỡ ngỡ và lo lắng ban đầu. “Đúng là khi đã nhận thức được 5S có giá trị ra sao, CBCNV của Công ty đã rất hào hứng tham gia và điều quan trọng là mỗi người hình dung được mình là một phần trong cả tập thể, chung sức triển khai một cuộc thay đổi cho nội bộ cũng như diện mạo của Công ty” – đồng chí Triệu Quốc Tuấn, Giám đốc Công ty KĐN bày tỏ. Không chỉ dừng ở việc triển khai cho toàn bộ các phòng ban và bộ phận trực thuộc, Công ty KĐN còn tạo điều kiện cho các đối tượng ngoài biên chế như đội ngũ lái xe, bảo vệ, tạp vụ, lực lượng PCCC tại chỗ… cùng tham gia vào chương trình “Áp dụng thực hành tốt 5S”, mà mục đích cao nhất là tạo nên một bầu không khí thi đua, đồng lòng thay đổi toàn diện tổ chức.
Ngày 17/10/2016, sau hơn 4 tháng triển khai chương trình 5S, đoàn chuyên gia Nhật Bản Japan International Cooperation Agency JACA và các cán bộ của Viện Năng suất Việt Nam-Chi nhánh TP.HCM đã có đợt kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện tại chỗ để tổng kết việc thực hiện các mục tiêu đề ra, đồng thời làm cơ sở đặt mục tiêu cải tiến cho giai đoạn tiếp theo. Đoàn kiểm tra đã thực hiện đánh giá một cách công tâm và khách quan, hầu hết mọi tiêu chí đề ra đều có kết quả tốt. Đoàn rất tâm đắc với phát biểu của Triệu Quốc Tuấn – Giám đốc Công ty KĐN: “Thực hiện 5S không thể chỉ có hô hào hình thức, mà là sự bền bì, kiên trì từng ngày, ở từng công việc nhỏ, từng vị trí công tác”.
Ngày 31/10/2016, Viện Năng suất Việt Nam có Quyết định số 83/QĐ-NS về việc cấp Chứng chỉ “Thực hành tốt 5S” cho Công ty Vận chuyển Khí Đông Nam Bộ, nhận định KĐN đã đạt được hầu hết các yêu cầu về thực hành tốt 5S. Nhận thức của CBCNV, kể cả các nhân viên dịch vụ về chương trình 5S đều được đánh giá tốt, chủ động thực hiện. Trưởng các bộ phận đều khá sát sao triển khai việc thực hiện 5S tại khu vực. Ở toàn bộ Công ty, điều nhận thấy rõ nét nhất là cảnh quan sạch, đẹp, được bố trí khoa học. 5S đã góp sức giải phóng được nhiều mặt bằng, loại bỏ nhiều vật tư dư thừa, mang lại không gian thoáng đãng sạch sẽ. Các bộ phận đều có sàng lọc và sắp xếp vật tư, thiết bị trên giá kệ gọn gàng, có chú thích, nhận diện để dễ quản lý. Các phòng đã sàng lọc hồ sơ, tài liệu, chỉ dẫn truy cập và tìm tài liệu thuận tiện, nhanh chóng, chính xác. Không gian làm việc được sắp xếp lại thoáng đãng, thuận tiện. Công tác vệ sinh - môi trường sạch đẹp hơn.
Đặc biệt, từ một yêu cầu chung của 5S, ở mỗi bộ phận của KĐN, các CBCNV đã hiểu rõ và vận dụng sáng tạo theo những cách riêng, để các kỹ thuật của 5S trở nên hiệu quả hơn, phù hợp hơn với tinh chất công việc đặc thù. Được đánh giá cao nhất là Trung tâm Phân phối Khí Nhơn Trạch. Tại đây, anh em đã vận dụng rất sáng tạo, hiệu quả ngay từ bước hoạch định cho đến thực hiện. Kỷ luật triển khai cũng như những sáng tạo hiệu quả của Nhơn Trạch đã giúp đơn vị này được đánh giá là tập thể thực hiện tốt nhất tại KĐN. Qua đợt đánh giá nội bộ lần 1, Công đoàn Công ty đã khen thưởng cho 2 tập thể là TTPPK Nhơn Trạch, Bộ phận vận hành Hàm Rồng - Thái Bình và 4 cá nhân có nhiều ý tưởng, cải tiến trong thực hiện 5S.
Sau một thời gian triển khai và tự đổi mới, chương trình thực hành tốt 5S nay đã đến đích, tuy nhiên CBCNV KĐN xác định rằng đây chỉ mới là chặng đường đầu của quá trình. Việc duy trì bền vững và cải tiến không ngừng để 5S đồng hành và phát triển trong cuộc sống lao động vẫn đang đặt ra nhiều thách thức phía trước mà KĐN phải tiếp tục hoàn thiện, phát huy, với tinh thần đoàn kết và nỗ lực cao. Định hướng tiếp theo, Công ty KĐN sẽ đưa ra mục tiêu cụ thể, chi tiết cho từng hạng mục công việc, sắp xếp khoa học hơn nữa để tiến hành chương trình thuận lợi hơn, đặc biệt là hiệu quả cho cả dây chuyền công tác cũng như kết nối ra ngoài. Tại KĐN, tương lai đang đến với không gian làm việc trật tự và thân thiện. Chúng ta sẽ cảm nhận sự thay đổi mỗi ngày, ở mỗi hiện hữu nhỏ nhất. Từ tổng thể công trình đến các thiết bị chi tiết đều được làm vệ sinh và chăm sóc định kỳ. Cả không gian xanh – sạch – đẹp ở từng công trình khí. Những giá trị tinh thần của 5S cũng được thực hiện đồng bộ với phương pháp quản lý trực quan và đặc biệt là ý thức tự giác – năng động – sáng tạo thấm nhuần vào từng hành động của mỗi người lao động KĐN.